Un sistema GRC engloba las áreas de Gobierno corporativo, análisis y gestión de Riesgos, y Cumplimiento normativo y legal. Es una parte esencial en las organizaciones, ya que alinea los objetivos de negocio con el cumplimiento de las regulaciones y normas, a la vez que gestiona el riesgo. Las compañías utilizan las soluciones GRC para definir, implementar y supervisar estrategias de gestión de riesgos en toda la empresa. Las herramientas GRC ayudan a las empresas a controlar el riesgo para minimizar las responsabilidades financieras, legales y de cualquier otro tipo.
Las ventajas de un GRC se basan en la posibilidad de establecer la estructura organizativa junto a la evaluación de toda la información de riesgos y el seguimiento de los incidentes en toda la empresa, además de la capacidad de operar para cumplir con las políticas y regulaciones (compliance).
Teniendo en cuenta todo lo anterior, escoger una plataforma GRC plantea cuestiones que hay que resolver, ya que la correcta elección se convertirá en un factor diferenciador de cara a mejorar la competitividad de la organización. Nosotros tenemos 5 preguntas que debes hacerte para seleccionar el mejor software GRC.
1. ¿Has realizado un análisis de la situación de tu compañía?
Conocer el estado de madurez de tu propia compañía es clave para analizar dónde debemos mejorar, preguntarnos si tenemos el equipo humano necesario o si podemos obtener un sistema GRC integrado para resolver todas las preocupaciones que afronta nuestra organización (gestión de crisis reputacional, una brecha de seguridad, riesgos operacionales, entre otros). Cada empresa tiene unas necesidades únicas y es importante conocer qué es lo que más nos preocupa para ver el alcance del proyecto, y lo que necesitamos del sistema GRC que decidamos adquirir y que nos añadirá valor.
2. ¿Qué características y beneficios ofrece el software?
Una plataforma GRC tiene que ayudar a crecer a las compañías y aportar flexibilidad, pero sobre todo debe monitorizar y coordinar las políticas y controles corporativos; examinar y evaluar riesgos de cualquier ámbito en la organización (dando máxima importancia a los riesgos que podrían afectar al negocio apoyando con múltiples metodologías de gestión de riesgos); además de revisar adecuadamente unos requisitos de cumplimiento interno y normativo. Asimismo, apoyará en la planificación e implementación de programas y tareas de auditoría y en la medida de lo posible (no todas las soluciones cuentan con ello) dispondrá de funcionalidad relativa a la continuidad del negocio. Todo ello a través de la automatización de procesos para facilitar la labor diaria del equipo de trabajo.
Por otro lado, no podemos olvidar ventajas como las notificaciones, informes o los cuadros de mandos.
Adicionalmente, es importante plantearnos si la plataforma nos ofrece la gestión en otras normativas relacionadas con la seguridad (ISO 27001) o la privacidad (RGPD o protección de datos personales) para que el modelo de gestión integrado brinde mayores beneficios al colectivo de la compañía.
3. ¿Qué necesito para trabajar con una solución GRC?
Una de las claves para empezar con una solución GRC es la simplicidad en la implementación. Por experiencia sabemos que es uno de los puntos clave para las compañías, y por eso entendemos que lo más óptimo es poner un equipo de proyecto para automatizar los procesos de trabajo de manera muy ágil. Todo listo para empezar prácticamente desde el primer día.
Otro punto a destacar es la capacitación, sobre todo en la parte de adopción del usuario para que, tanto si es un equipo pequeño como una empresa de cierta envergadura, el usuario pueda profundizar en las capacidades del software con material específico, vídeos, guías, webinars, etc.
También contar con un buen equipo de soporte para garantizar que el uso de la solución GRC siempre es óptimo.
Otro factor importante para las compañías es la elección del tipo de implementación a la que optarán. Por ejemplo, el modelo SaaS que no requiere instalación, las actualizaciones son inmediatas y el mantenimiento reduce los costes. No obstante, también existe la opción de On premise para compañías que buscan una personalización mayor del producto.
4. ¿La herramienta dispone de catálogos y controles de diferentes normativas o estándares tanto nacionales como internacionales?
Es muy relevante que una solución de estas características cuente con un catálogo de normativas, metodologías, catálogos de riesgos, controles, etc. tanto a nivel local como normas internacionalmente reconocidas y totalmente precargadas dentro de la solución. De esta manera, se evitará trabajar con documentos físicos de las normas o con otras pestañas de navegador abiertas. Se facilita por tanto ir directamente a lo que necesitas de cada normativa.
Por ejemplo, necesito ir directamente a un control específico de la norma ISO 27001 para utilizarlo en mi análisis de riesgos o quiero analizar el plan de continuidad de negocio si cumple con la norma ISO 22301. Esto te permite consultar con comodidad y rapidez gracias a una estructura integrada. Se consigue con un software GRC
5. ¿Cuándo empezaremos a ver resultados de la implementación del software GRC?
Dependiendo de la envergadura de la empresa y de la información que tenga relativa a riesgos, compliance y gobierno dependerá el alcance del proyecto.
Durante el primer año se ven los primeros resultados en cuanto a ahorro de tiempo y eficiencia en procesos lo que se refleja en los objetivos de negocio de la empresa. Según nuestro estudio interno en el que analizamos el ROI de la implantación de GlobalSuite® Software GRC, se llegó a la conclusión de que a partir de los 12-14 meses se empieza tener un retorno de la inversión.
Para terminar con las 5 preguntas para seleccionar el mejor software GRC, a la hora de implantar una herramienta GRC podemos decir que todos los aspectos mencionados en el artículo hacen clave esta elección, y que uno de los mayores desafíos para las organizaciones es cuantificar los beneficios y el ROI de trabajar con un software GRC. Desde GlobalSuite Solutions llevamos más de 15 años implantando nuestro software GRC GlobalSuite® junto con nuestro equipo especializado en consultoría y proyectos para que empieces a obtener resultados desde el primer día.
