Las claves de la implantación de un BCP y DRP (Business Continuity Plan – Disaster Recovery Plan)

En los últimos tiempos, la preocupación de las organizaciones ante la aparición de incidentes que puedan poner en peligro su negocio ha ido en aumento. Eventos tan impactantes como atentados, ciberataques a gran escala o pandemias, han dejado de considerarse escenarios inverosímiles, abriendo paso a nuevas estrategias y modelos de negocio.

En el ámbito de la Continuidad de Negocio, podemos definir estos escenarios de contingencia como eventos que podrían conducir a una interrupción prolongada de las actividades, creando una situación de pérdida de negocio, de emergencia y/o de crisis. Para mitigar estos riesgos, es esencial implementar una serie de procesos y procedimientos coordinados que permitan la entrega de productos y servicios mientras se salvaguarda la integridad de la organización. Nos referimos a los planes y procedimientos de Continuidad de Negocio (BCP y DRP).

Existen varios planes y documentos que guían a las organizaciones frente a los escenarios de contingencia; en la priorización, comunicación y actuación frente a estos acontecimientos, donde es preferible tener una estrategia de actuación previamente definida a recurrir a la improvisación.

El Business Continuity Plan (BCP)BCP es un conjunto de planes y procedimientos que permiten a una organización reanudar sus actividades críticas tras un incidente disruptivo. Este plan cubre todas las áreas clave del negocio y se activa en respuesta a situaciones que podrían interrumpir la operación, como una avería en una línea de producción crítica o una amenaza a la seguridad de los datos. Un buen BCP proporciona una guía para la acción coordinada de todas las áreas de la organización, minimizando las pérdidas y garantizando la recuperación rápida.

Ejemplo de BCP:

A modo de ejemplo, ante una avería severa en una línea de producción crítica en nuestras instalaciones, puede ser necesaria la activación de nuestro BCP, iniciándose una serie de procesos, acciones y comunicaciones que nos permitan volver a la actividad en el menor tiempo posible.

El Plan de Recuperación (DRP) es una pieza clave en la continuidad de negocio, enfocado específicamente en la recuperación de los sistemas de información y la infraestructura tecnológica. Este plan permite a las organizaciones restaurar rápidamente sus operaciones tecnológicas tras un incidente, minimizando el impacto de la interrupción en los procesos críticos.

Un Plan de Recuperación eficaz abarca desde la restauración de servidores y bases de datos, hasta la reactivación de aplicaciones esenciales y plataformas tecnológicas que soportan la operación diaria de la empresa. Los puntos clave de un DRP incluyen:

• Respaldo de datos: Garantizar que todos los datos críticos estén respaldados y puedan restaurarse rápidamente.
• Recuperación de sistemas: Detallar los pasos necesarios para reiniciar servidores, restaurar aplicaciones y servicios.
• Evaluación post-recuperación: Revisar el impacto del incidente y evaluar la efectividad del DRP para mejoras futuras.

Ejemplo de DRP:

En caso de un ciberataque que afecte a los servidores críticos, un DRP puede guiar las acciones necesarias para recuperar la infraestructura, restaurar respaldos y garantizar que las operaciones digitales vuelvan a funcionar con normalidad.

Aunque ambos buscan mitigar el impacto de los incidentes, el BCP cubre todas las operaciones críticas del negocio, mientras que el DRP se enfoca únicamente en la recuperación de las infraestructuras tecnológicas. Es importante destacar que ambos deben ser complementarios para asegurar una respuesta eficaz ante cualquier contingencia.

Por ejemplo, ante un fallo en un software crítico, el DRP se activaría para restaurar la infraestructura tecnológica, pero el BCP no necesariamente se activaría si el incidente no afecta la operativa general.

En función de la gravedad de la avería y la naturaleza del incidente, puede ser necesaria la activación de otros planes específicos, como los mencionados a continuación.

• Planes específicos de Continuidad de Negocio: con estos planes, nos referimos a las acciones destinadas a recuperar una o varias actividades, en función de un escenario de contingencia específico.

Siguiendo con el ejemplo anterior, ante una avería de nuestra línea de producción, podemos activar un plan específico previamente concebido, que nos guíe en la reanudación de la producción. Algunas cuestiones que podrían contener este plan son:

1. Criterios para el uso de un stock de seguridad: si el tiempo de resolución estimado puede poner en peligro la entrega a cliente en tiempo y forma o incluso, incumplimientos legales o contractuales.
2. Método de producción alternativo: uso línea secundaria, externalización temporal, etc.
3. Contacto con personal y proveedores de mantenimiento.
4. Requisitos de reporte de información: para escalar periódicamente el estado de la contingencia y de las acciones, actualización de la estimación del tiempo de resolución, etc.
5. Activación de otros planes, procedimientos y convocatoria de comités de decisión

El Plan de Gestión de Crisis establece cómo se activará una crisis, las estructuras organizativas que deben ponerse en marcha y cómo se escalará la información. Es fundamental que, al detectar un incidente, este plan se active para asegurar una toma de decisiones rápida y efectiva.

Los Planes de Comunicación son esenciales para garantizar que las partes interesadas, tanto internas como externas, estén debidamente informadas durante una crisis. Estos planes deben incluir mensajes clave para empleados, clientes, socios y medios de comunicación.

Después de gestionar una contingencia, los Planes de Vuelta a la Normalidad permiten que la organización recupere su nivel de actividad habitual. Un buen ejemplo es la desescalada por fases que muchas organizaciones han seguido tras la pandemia de COVID-19, ajustando sus operaciones a medida que las restricciones se levantaban.

Los Planes de Emergencia son procedimientos que se activan en caso de riesgo para las personas o activos clave, como infraestructuras. Estos planes deben incluir pasos detallados para evacuaciones seguras y la minimización del impacto en las personas y los bienes.

Es importante señalar que no todos los planes deben activarse al mismo tiempo, y la activación dependerá del tipo y la magnitud del evento.

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