Todas las empresas preocupadas por la gestión de la Continuidad de Negocio se encuentran ante la situación de mantener actualizados sus BIA (Business Impact Analysis), y sobre todo, el cómo realizar este mantenimiento dentro de la organización, con la obligación de implicar a todos los responsables de los procesos.
Los problemas habituales con los que nos podemos encontrar son:
- Identificar los responsables del proceso.
- ¿Organigrama de la empresa? ¿Orientado por departamentos? ¿El responsable es el jefe de departamento?
- Preguntar de manera inteligible y ágil por el BIA.
- ¿Archivo Excel? ¿Archivo Word? ¿Texto abierto?
- Enviar el BIA, para que se complete por el responsable asignado.
- ¿Por correo? ¿Cómo controlo los seguimientos y cambios del documento? ¿Ese responsable puede enviarlo a otras personas?
- Gestionar el estado de los BIA enviados a cada responsable.
- ¿Gestiono un documento aparte donde reviso los correos recibidos, los seguimientos de cada BIA, las dudas?
- Consolidar la información.
- ¿Cómo sé que no me han cambiado el formato inicial? ¿Cómo unifico la información?
- Presentación global de resultados.
- ¿Generación de nuevo archivo para sacar informes? ¿De qué manera unifico para sacar gráficas?
Como podemos comprobar hay una serie de problemáticas que sin una herramienta software de Continuidad de Negocio puede conllevar un gasto de tiempo muy elevado, tanto para el equipo de Continuidad de Negocio de la organización, cómo para los responsables de los procesos encargados de la realización de los BIA.
¿Qué facilita un software de gestión especializado en Continuidad de Negocio, como GlobalSUITE® – Business Continuity?:
- Tener cargada y actualizada la estructura de la empresa, así como sus procesos, sub-procesos con toda la información referente a ellos, responsables, actividades, partes interesadas.
- Configurar formularios BIAs para facilitar la compresión del responsable del proceso para rellenar la información.
- Tener un sistema de encuestas, que permite tanto el envío, como el seguimiento y control de los BIAs, para cada uno de los responsables de manera centralizada.
- Consolidar la información de manera automática al haber finalizado y revisado las encuestas.
- Generar automáticamente reportes y gráficas referente a la información almacenada en el software.
Por tanto, los beneficios de implantar un software para la gestión de los BIA son medibles tanto en tiempo, cómo en facilidad para el equipo de Continuidad de Negocio y responsables implicados en los BIAs.
