¿Qué es la UNE 19604 de Compliance Laboral y para qué sirve?

El cumplimiento normativo en el ámbito sociolaboral no solo es una obligación legal, sino también una herramienta estratégica para proteger la reputación, los recursos humanos y los intereses económicos de una organización. En este contexto, la UNE 19604:2023 surge como una respuesta a la creciente complejidad del entorno regulatorio, ayudando a las organizaciones a estructurar procesos que promuevan la ética, la transparencia y el respeto por los derechos laborales. Entender y aplicar esta norma es clave para construir una cultura de cumplimiento que fortalezca tanto el desempeño interno como la confianza externa.

La UNE 19604 es una norma técnica desarrollada para proporcionar un marco específico en la gestión del compliance laboral. Su finalidad es ayudar a las organizaciones a prevenir, detectar y gestionar riesgos relacionados con el incumplimiento de normativas laborales y sociolaborales. Este estándar responde a la necesidad de garantizar entornos laborales éticos, seguros y ajustados a la legislación vigente.

La norma está estrechamente vinculada con otros marcos normativos nacionales, como la UNE 19601, que aborda los Sistemas de Gestión de Compliance Penal, y la UNE 19602, centrada en el ámbito tributario. Además, guarda una sólida coherencia con estándares internacionales como la ISO 37301 de gestión del cumplimiento y la ISO 37001 de gestión antisoborno, así como con otras normas reconocidas globalmente, como la ISO 9001 para gestión de calidad, la ISO 27001 para la seguridad de la información, o la ISO 14001 para la gestión ambiental. Este alineamiento asegura que las empresas puedan integrar el compliance laboral en un sistema de gestión más amplio y eficiente.

Esta norma es particularmente relevante en áreas críticas como:

• La gestión de contratos y relaciones laborales.
• La prevención de riesgos laborales.
• La promoción de la igualdad y la diversidad en el lugar de trabajo.

La UNE 19604 establece objetivos claros que ayudan a las empresas a:

1. Gestionar riesgos laborales: Detectar posibles incumplimientos antes de que deriven en sanciones o conflictos legales.
2. Prevenir sanciones legales: Evitar multas derivadas de inspecciones laborales o denuncias de incumplimiento.
3. Fomentar una cultura ética: Promover un entorno de trabajo basado en la equidad, la transparencia y el respeto por los derechos de los trabajadores.
4. Facilitar la adaptación normativa: Ayudar a las empresas a mantenerse al día con las constantes actualizaciones legislativas.

La UNE 19604 es aplicable a cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño o sector. Los principales ámbitos en los que se puede implementar son:

• Relaciones laborales: Garantizar el cumplimiento de normativas relacionadas con la contratación, la remuneración y la gestión de personal.
• Prevención de riesgos laborales: Cumplir con las leyes de seguridad y salud laboral.
• Diversidad e inclusión: Implementar políticas que promuevan la igualdad de género, la inclusión de personas con discapacidad y la lucha contra la discriminación.
• Cumplimiento salarial: Prevenir prácticas como el incumplimiento del salario mínimo o desigualdades salariales injustificadas.

La adopción de la UNE 19604 puede generar numerosas ventajas para las organizaciones:

• Protección legal y reputacional: Minimiza riesgos de multas, litigios o daños a la imagen corporativa.
• Mejora del ambiente laboral: Un sistema de compliance fomenta la transparencia y el respeto mutuo, aumentando la satisfacción de los empleados.
• Optimización de procesos internos: La implementación de procedimientos claros y estandarizados facilita la gestión sociolaboral.
• Mayor competitividad: Una empresa que cumple con la normativa y garantiza los derechos laborales se posiciona como un referente en el mercado.
• Atracción de talento y socios: Las empresas éticas y responsables son más atractivas tanto para potenciales empleados como para inversores y socios comerciales.

La implementación de la UNE 19604 requiere un enfoque estructurado que permita abordar los retos específicos de cada organización. Algunas claves para su éxito incluyen:

1. Montar un sistema de gestión integrado:
   La norma UNE 19604 tiene como objetivo establecer un sistema de gestión del compliance laboral que sea compatible con los sistemas ya existentes en la organización, como los de compliance penal (UNE 19601) o tributario (UNE 19602). Esto permite que la empresa gestione sus riesgos laborales dentro de un marco unificado, optimizando recursos y asegurando coherencia normativa.
2. Análisis de riesgos sociolaborales:
   Es fundamental realizar un diagnóstico inicial para identificar y evaluar los riesgos laborales y establecer controles efectivos que permitan prevenir incumplimientos en el ámbito sociolaboral. Este análisis debe considerar todos los procesos internos y las normativas aplicables, y debe revisarse periódicamente para garantizar su validez frente a cambios legales o estructurales.
3. Canales de denuncia como complemento:
   Implementar un canal de denuncias efectivo es esencial para detectar posibles incumplimientos en tiempo real y responder rápidamente a ellos. Este tipo de herramienta no solo fomenta la transparencia y la confianza entre los empleados, sino que también complementa las políticas de compliance laboral, fortaleciendo el sistema de gestión de la organización.
4. Definición de políticas y procedimientos:
   Diseñar políticas claras y procedimientos específicos para cada área laboral asegura que todos los empleados entiendan sus responsabilidades y se adhieran a las normativas vigentes.
5. Formación y sensibilización:
   Preparar a los empleados y directivos sobre la importancia del compliance laboral, los riesgos asociados al incumplimiento y cómo prevenirlos, es clave para el éxito de cualquier sistema de gestión.
6. Uso de tecnología para simplificar la gestión:
   Automatizar procesos, centralizar la información y facilitar el acceso a datos en tiempo real son pasos cruciales para gestionar eficientemente los riesgos y las acciones correctivas.

La UNE 19604 es una norma fundamental para las organizaciones que buscan protegerse frente a riesgos laborales, legales y reputacionales. Sin embargo, implementar un sistema de compliance laboral puede ser un desafío sin las herramientas adecuadas. En GlobalSuite Solutions entendemos la complejidad de implementar estos sistemas y cómo pueden consumir recursos y numerosas jornadas de trabajo. Por ello, nuestras soluciones están diseñadas para simplificar y optimizar cada etapa del proceso.

• Integración y compatibilidad: Nuestra plataforma permite integrar el sistema de gestión laboral con otros sistemas de compliance (penal, tributario, ambiental, etc.), ofreciendo un enfoque unificado para la gestión de riesgos.
• Automatización y análisis de riesgos: Automatizamos tareas clave como la identificación de riesgos sociolaborales, el diseño de controles específicos y el seguimiento de acciones correctivas, ahorrando tiempo y recursos.
• Gestión centralizada y canales de denuncia: Centralizamos la información de diferentes áreas en un único sistema y habilitamos canales de denuncia efectivos, esenciales para detectar y gestionar posibles incumplimientos en materia laboral.
• Reportes y auditorías personalizables: Facilitamos la generación de informes adaptados y auditorías internas que ayudan a evaluar el estado del cumplimiento y a tomar decisiones estratégicas basadas en datos.

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