En un mundo empresarial cada vez más complejo y regulado, las organizaciones deben mantener altos niveles de ética y cumplimiento normativo. Para lograrlo, existen herramientas y estándares que pueden ser de gran ayuda. Uno de ellos es la norma UNE 19601, una referencia clave para la gestión de compliance penal en las organizaciones. En este artículo, exploraremos qué es la norma UNE 19601, para qué sirve, su estructura y componentes, y los beneficios de su implementación.
¿Qué es la norma UNE 19601?
La Norma UNE 19601 es un estándar español desarrollado por el Comité Técnico de Normalización CTN 320 sobre Compliance y Buen Gobierno de AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación). Esta normativa se ha consolidado como un referente esencial para la gestión de cumplimiento en las organizaciones modernas que establece las prácticas recomendadas para la gestión efectiva de las obligaciones de cumplimiento en materia de delitos penales, incluyendo la gestión del riesgo penal.
Su alcance se extiende a empresas y organizaciones de todo tipo y es compatible con otras normas que rigen sistemas de gestión. Esta norma ofrece orientación sobre cómo establecer, desarrollar, implementar, evaluar, mantener y mejorar sistemas de gestión de cumplimiento penal que sean eficaces y generen una respuesta proactiva por parte de la organización.
La Ley Orgánica 1/2015 de reforma del Código Penal reconoce la existencia de sistemas de gestión y control como elementos que pueden atenuar o exonerar la responsabilidad penal de las personas jurídicas. La UNE 19601 se ajusta a lo establecido en la Ley 1/2015 en lo que respecta a la prevención y detección de delitos.
Estructura y Elementos Clave de la Norma UNE 19601
La Norma UNE 19601 sienta las bases para los sistemas de gestión de compliance penal y proporciona un marco sólido para la prevención y detección de delitos, alineándose con las leyes y regulaciones vigentes en España. Se divide en varias secciones fundamentales que ofrecen un marco integral para la gestión de cumplimiento.
- Contexto de la Organización: Este capítulo resalta la importancia de entender el contexto en el que opera la organización. Esto incluye la identificación de factores tanto externos (como leyes, normativas, condiciones del mercado) como internos (cultura organizacional, estructura interna, etc.) que influyen en el sistema de gestión de Compliance penal. También destaca la necesidad de comprender las expectativas de los grupos de interés y establecer el alcance del sistema de gestión.
- Liderazgo: Aquí se subraya el papel crucial de la alta dirección en liderar y comprometerse con el sistema de gestión de Compliance penal. Esto implica establecer, articular y comunicar una política de Compliance penal clara y asegurarse de que las responsabilidades y autoridades estén claramente definidas y distribuidas dentro de la compañía.
- Planificación: Se enfoca en cómo la organización debe planificar su sistema de gestión de Compliance penal. Esto incluye la identificación y análisis de riesgos penales, así como la planificación de acciones para mitigar estos riesgos. Adicionalmente aborda la importancia de establecer objetivos claros para la prevención de delitos.
- Elementos de Apoyo: Aquí se indican los recursos necesarios para implementar un efectivo sistema de gestión. Entre estos recursos se incluyen la creación de una cultura de Compliance, asegurando la formación adecuada y la concienciación sobre el tema, estableciendo canales efectivos de comunicación y manteniendo información documentada.
- Operación: Detalla los procedimientos y controles que deben ser implementados para gestionar eficazmente los riesgos penales. Incluye aspectos como la planificación y control operacional, la realización de diligencias debidas, la implementación de controles financieros y no financieros, y la gestión de incidencias.
- Evaluación del Desempeño: Este capítulo se centra en el seguimiento y la evaluación del sistema de gestión de Compliance penal. Incluye el monitoreo y la medición del desempeño, la realización de auditorías internas, y revisiones periódicas por parte del órgano de Compliance penal y la alta dirección.
- Mejora: Finalmente, este capítulo destaca la importancia del ciclo de mejora continua del sistema de gestión de Compliance penal. Se enfoca en cómo identificar y gestionar las no conformidades, y en la implementación de acciones correctivas para mejorar continuamente el sistema. Este apartado se trata de un ciclo continuo por lo que para tener el sistema actualizado hay que realizar todos los pasos anteriormente descritos.
¿Cuáles son los beneficios de la implementación de la norma UNE 19601?
La integración de la Norma UNE 19601 en la cultura empresarial trae consigo una serie de beneficios estratégicos:
- La norma ayuda a las organizaciones a identificar y gestionar riesgos de comisión de delitos penales de manera anticipada, reduciendo la probabilidad de sanciones legales y perjuicios a la reputación. La implementación de un sistema que facilite la detección de conductas inapropiadas por parte de los empleados, ya sean directivos o no, resulta esencial.
- Potencial para reducir o eximir la responsabilidad legal y penal de las personas jurídicas en el ejercicio de sus actividades empresariales al demostrar la adopción de medidas preventivas y de control en el ámbito del cumplimiento normativo.
- La puesta en marcha de un sistema eficiente no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también contribuye a una percepción más favorable y a una imagen pública mejorada de la organización. El cumplimiento normativo sólido y transparente puede potenciar la imagen de la organización ante clientes, inversionistas y partes interesadas, lo que puede aumentar el valor de la marca.
- Identificar las múltiples regulaciones que pueden afectar a la organización y sus operaciones. La UNE 19601 promueve la eficiencia al estandarizar procesos y procedimientos, lo que puede reducir costos y aumentar la productividad.
- Medición de los riesgos resultantes de la no conformidad con las normativas. La preparación ante situaciones de incumplimiento normativo resulta en una mejor capacidad de respuesta en situaciones de crisis, protegiendo la continuidad del negocio.
- La posibilidad de integrar este sistema con otros sistemas de gestión relacionados con la responsabilidad social, la transparencia y las buenas prácticas empresariales, como los sistemas de gestión específicos contra el soborno, agrega un valor adicional a la organización.
- Cumplir con las regulaciones disminuye el riesgo de multas y sanciones, lo que puede tener un impacto financiero considerable.
¿Por qué implantar la norma UNE 19601 con un Software?
La Norma UNE 19601 es esencial en un entorno empresarial regulado. Implementarla no solo garantiza la conformidad legal, sino que también impulsa la eficiencia y la confianza.
El pasado 28 de abril de 2023 finalizó el plazo de validez de los certificados de Compliance Penal emitidos sin acreditación conforme a UNE 19601. Para que dichos certificados sigan estando en vigor, es necesaria su adaptación a las nuevas condiciones de acreditación
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