Un système GRC englobe les domaines de gouvernance d’entreprise, d’analyse et de gestion des risques, et de conformité réglementaire et légale. Il s’agit d’une partie essentielle des entreprises, car il permet d’aligner les objectifs de l’entreprise sur la conformité aux réglementations et aux normes, tout en gérant les risques. Les compagnies utilisent les solutions GRC pour définir, mettre en œuvre et superviser les stratégies de gestion des risques dans toute l’entreprise. Les outils de GRC aident les entreprises à contrôler les risques afin de minimiser les responsabilités financières, juridiques et autres.
Les avantages d’une GRC reposent sur la capacité d’établir la structure organisationnelle, l’évaluation de toutes les informations relatives aux risques et le suivi des incidents dans toute l’entreprise, ainsi que sur la capacité d’opérer afin de se conformer aux politiques et aux réglementations (conformité).
Compte tenu de tout ce qui précède, le choix d’une plateforme GRC soulève des questions auxquelles il convient de répondre, car le bon choix deviendra un facteur de différenciation pour améliorer la compétitivité de l’entreprise. Voici 5 questions que vous devez vous poser pour choisir le meilleur logiciel GRC.
1. Avez-vous analysé la situation de votre compagnie ?
Connaître l’état de maturité de votre propre entreprise est un aspect essentiel pour analyser les points à améliorer, se demander si vous disposez de l’équipe nécessaire ou si vous pouvez obtenir un système GRC intégré pour résoudre tous les problèmes auxquels votre entreprise est confrontée (gestion des crises de réputation, faille de sécurité, risques opérationnels, entre autres). Chaque entreprise a des besoins uniques et il est important de savoir ce qui vous préoccupe le plus pour déterminer l’ampleur du projet et ce que vous voulez obtenir de la part du système GRC à acquérir et qui vous apportera une valeur ajoutée.
2. Quels sont les caractéristiques et les avantages du logiciel ?
Une plateforme GRC doit aider les compagnies à se développer et offrir de la flexibilité, mais elle doit avant tout surveiller et coordonner les politiques et les contrôles de l’entreprise, examiner et évaluer les risques provenant de n’importe quel secteur de l’entreprise (en mettant l’accent sur les risques susceptibles d’affecter l’activité en s’appuyant sur plusieurs méthodologies de gestion des risques) et examiner de manière adéquate les exigences de conformité interne et réglementaire. Elle soutiendra également la planification et la mise en œuvre de programmes et de tâches d’audit et, dans la mesure du possible (ce qui n’est pas le cas de toutes les solutions), elle comportera des fonctionnalités liées à la continuité de l’activité. Tout cela grâce à l’automatisation des processus pour faciliter le travail quotidien de l’équipe de travail.
Nous ne pouvons pas non plus oublier les avantages tels que les notifications, les rapports ou les tableaux de bord.
En outre, il est important d’examiner si la plateforme offre une gestion dans d’autres réglementations liées à la sécurité (ISO 27001) ou la confidentialité (RGPD ou protection des données à caractère personnel) afin que le modèle de gestion intégrée apporte de plus grands avantages à la compagnie dans son ensemble.
3. De quoi ai-je besoin pour travailler avec une solution GRC ?
L’un des aspects clés de la solution GRC est la simplicité de sa mise en œuvre. Par expérience, nous savons que c’est un aspect essentiel pour les entreprises, c’est pourquoi nous estimons que mettre en place une équipe de projet pour automatiser les processus de travail de manière rapide est la meilleure solution. Tout est prêt à démarrer presque dès le premier jour.
Un autre point à souligner est la formation, surtout pour initier l’utilisateur, qu’il s’agisse d’une petite équipe ou d’une grande entreprise, afin qu’il puisse en apprendre davantage sur les fonctionnalités du logiciel avec du matériel spécifique, des vidéos, des guides, des webinaires, etc.
Il faut également disposer d’une bonne équipe de soutien pour garantir que l’utilisation de la solution GRC est toujours optimale.
Un autre facteur important pour les compagnies est le choix du type de mise en œuvre. Par exemple, le modèle SaaS ne nécessite aucune installation, les mises à niveau sont immédiates et les coûts de maintenance sont faibles. Ou encore l’option On premise, pour les compagnies qui cherchent à personnaliser encore plus le produit.
4. L’outil dispose-t-il de catalogues et de contrôles pour les différentes réglementations ou normes nationales et internationales ?
Il est très important qu’une solution revêtant ces caractéristiques dispose d’un catalogue de réglementations, de méthodologies, de catalogues de risques, de contrôles, etc., tant au niveau local que de normes internationalement reconnues qui sont entièrement préchargées dans la solution. Cela évite de travailler avec des documents physiques des normes ou avec d’autres onglets de navigateur ouverts. Il est donc plus facile d’aller directement à ce dont vous avez besoin dans chaque norme.
Par exemple, si vous avez besoin d’aller directement à un contrôle spécifique de la norme ISO 27001 pour l’utiliser dans votre analyse des risques ou que vous voulez analyser le plan de continuité d’activité pour savoir s’il est conforme à la norme ISO 22301, vous pouvez le faire de façon pratique et rapide grâce à une structure intégrée. Ceci est possible grâce à un logiciel GRC
5. Quand commence-t-on à voir les résultats de la mise en œuvre du logiciel GRC ?
La portée du projet dépend de la taille de l’entreprise et des informations dont elle dispose en matière de risques, de conformité et de gouvernance
Au cours de la première année, les premiers résultats sont visibles en termes de gains de temps et d’efficacité des processus, ce qui se reflète dans les objectifs de l’entreprise. D’après notre étude interne dans laquelle nous avons analysé le retour sur investissement de la mise en œuvre de GlobalSuite® Logiciel GRC, nous avons conclu que le retour sur investissement commence après 12-14 mois.
Pour conclure cet article sur les 5 questions à se poser pour choisir le meilleur logiciel GRC, pour mettre en œuvre un outil GRC, nous pouvons dire que tous les aspects mentionnés dans l’article sont essentiels, et que l’un des plus grands défis pour les entreprises est de quantifier les avantages et le retour sur investissement de travailler avec un logiciel GRC. Chez GlobalSuite Solutions, nous mettons en œuvre notre logiciel GRC GlobalSuite® depuis plus de 15 ans, avec notre équipe de consultants spécialisés, afin que vous puissiez commencer à obtenir des résultats dès le premier jour.
