Dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet de conformité pénale, il convient de souligner la figure de l’organisme de conformité chargé de la gestion, de la mise à jour et des questions y afférentes. Cet organe peut être structuré comme un comité collégial composé de plusieurs personnes ayant l’indépendance nécessaire pour exécuter correctement leurs fonctions, ou peut être représenté à titre individuel par le Responsable conformité ou Compliance Officer. Nous verrons par la suite les différences, les avantages et les inconvénients d’assumer l’une ou l’autre figure dans le cadre d’un projet de conformité réglementaire en matière de conformité pénale, cependant, les questions suivantes sont communes aux deux figures
Éléments communs de la figure du responsable conformité et du comité de conformité
- Encourager et superviser en permanence la mise en œuvre et l’efficacité du système de gestion de la conformité pénale dans les différents domaines de l’entreprise ;
- S’assurer que les membres de l’entreprise reçoivent une formation continue afin de garantir que tous sont régulièrement formés ;
- Promouvoir l’inclusion des responsabilités en matière de conformité pénale dans les descriptions de postes de travail et les processus de gestion des performances des membres de l’entreprise ;
- Mettre en place un canal des plaintes de conformité pénale ;
- Adopter et mettre en œuvre des processus pour gérer le retour d’information, comme les réclamations et/ou les commentaires reçus par le biais de lignes directes, d’un canal des plaintes ou d’autres mécanismes ;
- Établir des indicateurs de performance en matière de conformité pénale et mesurer leur performance au sein de l’entreprise ;
- Analyser les performances pour identifier la nécessité d’actions correctives ;
- Identifier et gérer les risques pénaux, y compris ceux liés aux partenaires d’affaires ;
- S’assurer que les employés ont accès aux ressources en matière de conformité ;
- Rapporter à l’organe de gouvernance les résultats de l’application du système de gestion de la conformité pénale
La mise en œuvre d’un canal des plaintes est l’une des principales attributions du responsable conformité »
Caractéristiques du responsable conformité et du comité de conformité
Lorsque ce qui précède a été établi, il convient de noter que tant les membres du Comité de conformité que le responsable conformité, le cas échéant, doivent répondre aux caractéristiques suivantes avant leur désignation en tant qu’organe de conformité :
- Il a été prouvé que la personne désignée n’a pas de conflit d’intérêts et qu’elle réunit les aspects suivants :
- Intégrité et engagement en tant que responsable conformité ;
- Compétences en communication et capacité d’influence ;
- Compétences nécessaires en matière de conformité pénale au niveau juridique.
- Il / elle personnifie la position de haut garant de la supervision, du suivi et du contrôle des obligations de conformité pénale dans l’entreprise, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de celle-ci, et doit donc disposer de ressources suffisantes, d’un statut, d’une autorité et d’une indépendance adéquats.
- Il / elle aura un accès direct et immédiat à l’organe de gouvernance s’il doit soulever des faits ou des conduites suspectes ou des questions liées aux objectifs de conformité pénale
- Le responsable conformité occupera une position au sein de l’entreprise lui permettant de demander et de recevoir la pleine collaboration des autres organes de l’entreprise.
Le principal avantage de la figure du responsable conformité ou Compliance Officer est l’économie d’argent puisqu’il s’agit d’un poste occupé par une seule personne. Toutefois, les inconvénients découlant de ce choix sont les suivants :
- Unification des responsabilités dans une seule personne (charge excessive de responsabilité)
- Charge de travail excessive.
- Responsabilité unipersonnelle du contrôle et de la supervision d’autres secteurs de l’entreprise.
- Éventuel conflit d’intérêts avec ses fonctions dans un poste parallèle au sein de l’entreprise.
- La responsabilité se dilue.
- Décisions prises par consensus par plusieurs personnes (il est généralement recommandé qu’il soit formé par un nombre impair de personnes).
- Implication de différents représentants de la compagnie avec des profils distincts.
- Différentes perspectives pour traiter d’éventuelles non-conformités par rapport au système de conformité pénale.
Le principal inconvénient est la nécessité d’impliquer plusieurs ressources de l’entreprise, avec tout ce que cela implique au niveau opérationnel et des coûts.
Chez GlobalSuite Solutions, nous proposons les services d’aide et de conseil nécessaires à la mise en œuvre d’un service de conformité pénale. En outre, nous disposons du logiciel GlobalSuite®, entièrement développé par notre équipe, qui permet la mise en œuvre, la gestion et le maintien de toutes les exigences requises par les normes de systèmes de gestion dans tous les types d’entreprises et de secteurs. Disposer d’un logiciel qui aide à automatiser la gestion de ce système apportera de multiples avantages à votre entreprise et au responsable conformité lorsqu’il travaillera à la mise en œuvre du système dans votre entreprise
